ビジネスで必要不可欠なコミュニケーションツールの1つであるファクスですが、その送信方法には多くの問題があります。紙を使用するため環境に負荷をかけることや、トナーやインクの消耗によるコストがかかること、送信した書類の管理や保管に手間がかかることなどが挙げられます。こうした問題を解決するために注目されているのが、インターネットファクスサービスです。本記事では、インターネットファクスサービスとは何か、そのメリット、そして選び方について解説します。
インターネットファクスサービスとは
インターネットファクスサービスは、インターネットを通じてファクスを送受信するサービスです。これにより、従来のファクス送信において発生していた紙の使用、トナーやインクの消耗、送信した書類の管理や保管などの問題を解決することができます。
また、インターネットファクスサービスは、パソコンやスマートフォンから利用できるため、いつでもどこでも手軽に利用することができます。さらに、インターネットファクスサービスでは、送信した書類が届いたことを確認できる「配信完了通知」機能があります。これにより、送信した書類が確実に届いたかどうかを確認することができます。
インターネットファクスサービスのメリット
インターネットファクスサービスには、以下のようなメリットがあります。
- コスト削減 インターネットファクスサービスは、紙を使わないため、トナーやインク代などのコストを抑えることができます。また、従来のファクス送信では、国際電話料金がかかる場合がありましたが、インターネットファクスサービスでは、インターネット接続料金のみで国内外どちらの相手にも送信することができます。
- 保管・管理の簡易化 送信した書類はクラウド上に保存されるため、保管や管理が簡単になります。また、必要に応じて検索やダウンロードも可能です。これにより、書類の管理や保管に関する手間を大幅に削減することができます。
- 操作の簡単さ インターネットファクスサービスは、パソコンやスマートフォンから手軽に利用することができます。従来のファクスは、操作が煩雑であったり、設定が複雑であったりすることが多かったのですが、インターネットファクスサービスは、簡単な操作で送受信ができます。
- セキュリティの向上 インターネットファクスサービスは、SSL暗号化通信や、IDとパスワードによるログイン制限などのセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩のリスクを軽減することができます。
インターネットファクスサービスの選び方
インターネットファクスサービスは、様々なサービスがありますが、以下のポイントに注目することで、適切なサービスを選ぶことができます。
- 料金体系 インターネットファクスサービスの料金体系は、月額固定料金制と利用量に応じた従量制があります。自社の利用頻度に合わせて適切な料金体系を選ぶことが大切です。
- 機能 インターネットファクスサービスには、配信完了通知機能や、複数の相手先に同時に送信する「ブロードキャスト送信」機能などがあります。自社のニーズに合わせた機能を選ぶことが大切です。
- セキュリティ セキュリティ対策がしっかりと施されているかどうかも重要なポイントです。SSL暗号化通信やIDとパスワードによるログイン制限があるかどうかを確認しましょう。
サポート体制 万が一の際に問題が発生した場合、適切なサポート体制があるかどうかも重要です。サポート体制の充実しているサービスを選ぶことが大切です。
まとめ
インターネットファクスサービスは、従来のファクス送信において発生していた紙の使用、トナーやインクの消耗、送信した書類の管理や保管などの問題を解決し、またセキュリティや操作の簡単さなどの利点もあります。しかし、適切なサービスを選ばなければ、料金が高くついたり、セキュリティが不十分で情報漏洩のリスクがあったりすることもあります。適切なサービスを選び、利用することで、ビジネスの効率化につながると考えられます。
今後も、技術の進化に伴い、ビジネスにおけるファクス送信のあり方が変化していくことが予想されます。インターネットファクスサービスも、より使いやすく、セキュリティ対策が強化されたサービスが登場することが期待されます。ビジネスにとって必要不可欠なツールとして、今後も進化し続けるインターネットファクスに注目していきましょう。
