昔はインターネットなんて無くて、お客様との連絡にはファクスを主に使っていた時代があります。今でもファクスはまだまだ現役で便利なものですが、お客様との簡単な連絡では電子メールでのやり取りが主流となっています。
ファクスは今でも必要
打ち合わせの連絡や、お問い合わせへの回答などは電子メールが素早くコミュニケーションが取れ非常に便利ですが、礼儀として書面で送りたいときや、発注書や見積書のような金銭や契約に関係する書類は、電子メールよりもファクスで送りたいものです。
もちろん時間的に郵送する余裕があれば郵送がベストですが、スピードや手軽さでは電子メールとファクスには到底かないません。
ファクスは相手先に届いたことを確認できますので、相手のオフィスに届いた後に電話を入れて更にコミュニケーションを確実なものにすることはビジネスの基本です。
最近ではファクスをほとんど利用しない企業も増えてきていますが、取引先でファクスを使っている企業がある以上、どんなにペーパレスに熱心な企業でもファクスはなくせない存在です。
ファクスを使いながら生産性を向上させるには
でも電子メールでのやり取りが多くなると、どうしてもファクスでやり取りするのが面倒に感じてしまうのも事実です。できるだけ電子メールなどパソコンの上で業務をしたいのですが、相手先のこともありますのでファクスをやめるわけにはいきません。
最近ではスマートフォンやノートパソコンを持ち歩いていて、出先でも電子メールであればすぐにお客様に返信が書けるのですが、ファクスの場合だと一旦オフィスに戻ってということになりますので、アクションがワンテンポ遅れてしまいます。
ファクスがあるから仕事の効率が落ちるというようでは困りますよね。でも仕事の上でなくせない存在なのも事実です。でももしもファクスがスマートフォンやパソコンの上で受け取れて、更には送ることもできてしまったら良いですよね。
昔からあるインターネットFAXは普及しなかった
インターネットを活用したファクスというのは実はかなり昔からあります。大抵の複合機にも受信したファクス文書を電子メールであなたのメールアドレスに送ったりすることができます。
またファクスの規格としてインターネットを介して送れるプロトコルもあり複合機にはオプションによってこれが利用できるようにもできます。
一昔前までインターネットFAXというとこのファクス規格のことを意味していたのですが、難しい設定であったり、使い勝手が悪かったりで普及していません。
今の時代に適したクラウド型インターネットファクス
20年前に作られた規格が今のインターネット環境に合わないのは仕方がないとして、今はクラウドの時代です。
クラウドでは、物理的な機材は全てインターネットの先にあります。今オフィスにあるファクスが、別の場所に移動して、それを遠隔で利用できるようになるのがクラウドです。
この場合、ファクスを送るのは、電子メールに添付して送ったり、ホームページにアップロードするだけです。ファクスを受信するのは、電子メールで受け取ったり、ホームページからダウンロードするだけです。
インターネットの先にファクスがありますので、オフィスからでも外出先からでも同じように利用できます。
またパソコンなどの画面で内容を確認できますので、紙に印刷することなしに送受信することで紙の使用量も減りますので、コスト削減になるだけでなく地球にも優しいです。
業務改善としてクラウド型インターネットファクスを導入しよう
オフィスに居なければファクスを受け取れないといった物理的制約に縛られないだけども、業務効率は向上します。紙ではなくすべて電子で管理できるようになるので、フォルダーに格納して後で閲覧することも容易です。
オフィスからファクスがなくなると、場所を取らないだけでなく、メンテナンスにかかっていたコストや、紙やトナーなどの消耗品のコストを削減することができます。
何よりもクラウド型インターネットファクスを導入することで、旧来の働き方から、新たな働き方へと改革することにつながります。従業員がより働きやすくなって、より成果をあげられて、より充実した生活が送れるようになることが大事ではないでしょうか。
うれしいことに、クラウド型インターネットファクスサービスは非常に安価で高品質なサービスを提供している業者が増えてきています。ぜひ導入を検討してみてください。
おすすめクラウド型インターネットファクスサービス
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