コンビニは本当に便利で、どんな時間でも買い物だけでなく物を配送したり支払いをしたり色々できて、しかも街の中に沢山あって行きたいときにすぐに見つけられるというのは、日本が誇るある意味文化の一つではないでしょうか。
コンビニでもファクス送信できます
そんなコンビニでファクスも当然送ることができます。コンビニには複合機とよばれるコピー、スキャナ、プリントなどができる機械が置かれています。セブンイレブンではスマートフォンから写真も綺麗にプリントできて驚きです。
複合機にはファクス送信の機能もあって、紙の原稿を機械にセットして、従来通りのファクス送信が行えます。家庭用と違って画質が圧倒的にきれいですね。
料金は一枚50円ほどになります。コンビニは便利さがウリですから、料金の安さを求めてはいけませんね。領収書もでますので、会社の経費で処理もできますが、数が多いと少し面倒ですよね。
コンビニでスキャンもできる
この複合機ではスキャナも使うことができます。スキャナを使うと紙の原稿をPDFなどの電子ファイルにすることができます。
紙で持っている資料や伝票など、ペンで書き込みを入れたりしても、スキャンすると電子ファイルが出来上がりますので結構重宝します。スキャンした電子ファイルはUSBメモリーやスマートフォンで受け取ることになります。
料金は一枚30円ほどになります。
インターネットファクスで経費節減
インターネットファクスの場合、各社料金体系が様々なのですが、おおよそ一枚10円ほどで送信ができます。
コンビニと比較すると40円も安く送信できますので、それだけでも経費節減になります。料金は月に一回まとめて決済しますので、毎回領収書処理をしなくて良いのは助かりますよね。
紙文書でもスキャンしてインターネットファクス
お客様と打ち合わせたときの資料に追記してファクスを送りたいときとか、お客様に書いてもらったフォームを送りたいときとか、出先でもファクスをすぐに送りたいときに原稿が紙のことって結構あります。
このときは流石にインターネットファクスは使えないので、コンビニを見つけてファクスすることになってしまいます。
でもこういった紙文書をファクスする場合でも、スキャンしてインターネットファクスで送ることをおすすめします。
理由は二つあって、コストが安いことと履歴が残ることになります。
コストが有利
コストはスキャンしてインターネットファクスをすると単純計算で40円ほどで、コンビニのファクスは50円なので少し安いです。手間と比較すると差は少ないですが、インターネットファクスの場合は月額料金を払う代わりに無料枚数がついてくるものもありますので、それを使い切る意味でも極力インターネットファクスを使うとお得になってきます。
履歴管理が簡単
後になってあのお客さんにあのファクスを送ったのか、分からなくなることってありませんか。もしもファクスが送られていなかったら、お客様から信頼を失ってしまうかもしれませんので不安になりますよね。
でも履歴が自動で残ってくれていて、誰にファクスを送ったのか、送った文書がそのままクラウドで見ることができたらそんな不安も一気に解消ですよね。インターネットファクスではこういった機能は当たり前です。
まとめ
コンビニにある複合機は便利でファクスも使えます。紙文書だとコンビニが便利な面もありますが、ひと手間かけてインターネットファクスを使うことでコストの面だけでなく、業務管理を容易にしてくれて効率アップにもつながります。
もちろん電子ファイルで持っている文書は、言うまでもなくインターネットファクスが圧倒的に便利ですしコストもお得です。